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Google Docs 免费线上协作共享平台,支援文件、简报

发表于2020-05-21

当学生的总是有许多报告要做,当然连上班族也一堆案子要写,遇到了一份文件需要多人共同编辑的时候,是不是该考虑一下找个可以即时协作的平台,让作业、案子可以来得更有效率呢?这时最推荐的当然就是用一下「Google文件」服务来达到即时协作的功能,云端储存、线上编辑、线上沟通,轻鬆透过网路完成作业报告。

Google把整个Office搬到网路上,让文件线上化后,您可以与朋友共享、共同编辑,好处是什幺?一份报告如果要四五个人达成,大家可以分配好个个页数,即时在线上做编修的动作,如果自己的部分完成了或是别人哪部分需要修改,都可以即时修正。另外,这项服务提供了1GB的免费空间可以存放档案,另外,也可上传其他的档案喔!

最近我妹要做一份简报,这份作业是要好几个同学一同编辑,因此我就推荐了Google文件这个服务,之前毕业专题也曾经想要推荐大家使用,不过组员们似乎不爱使用这样的服务,所以我们就用最传统的方式在进行XD。如果大家有做专题需要小组讨论,这个服务千万别错过了。

Google Docs文件是完全免费Office线上文书处理服务,免费提供文件(Word)、试算表(Excel)、简报(PowerPoint)、绘图(流程图)的功能,文件编辑时也可以即时的进行沟通讨论,做好的文件可以下载储存为符合微软格式的文件档案,所以不用担心协做完后却无法下载储存。另外Google提供的免费1GB功能,除了上传Office文件之外,您还可以把它当成免费档案空间,您可以随意上传喔!

网站名称:Google 文件网站网址:http://docs.google.com注意事项:您必须拥有Google帐号,没有请按这里申请!

第1步 当然注册好帐号之后,进入到Google Docs时,应该会看到英文画面,这时候请别慌,英文没这幺可怕!点一下右上角「Setting」→「Doucments settings」进入语言切换设定。

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第2步 这时候请在「Language」部份选择【中文(繁体)】,在「Time Zone」时区的地方选择【(GMT+08:00)Taipei】最后点﹝Save﹞。

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第3步 回到Google Docs页面就会切成亲切的中文啰!有新增文件集的话,您可以在画面上点击档案,然后再点右手边的整理,将档案归类,或者是直接在画面中央拉着档案拖到左手边的文件集也可以喔!

如果发现说编辑文件时又被切成英文,然后切回中文却无效,这部分我目前也没方法处理,大家可能就将就点使用,或者是从新再建立一个档案看看啰!

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建立我的文件

在Google Docs里面提供使用者五种类型建立,分别是文件、试算表、简报、绘图汗文件集,文件集的用意在于对文件分门别类,另外还有个使用範例,那边提供许多现成的範例可以用,有兴趣的朋友可以自己点进去看看!在左上角的﹝建立新项目﹞中。

第1步 假设我们要建立一个线上简报,所以请先点【建立新项目】→【简报】。

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第2步 文件建立后请先点击左上角的「Untitled Presentation」,然后可以变更档案名称。

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变更布景主题

Google文件中,简报内其实也有一些预设的主题可以套用,如果您不爱,也可以自行製作啦!或者是线上编辑好后,在下载到本机用Office进行修正。

第1步 在简报中,点【格式】→【简报设定】→【变更主题】。

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第2步 选好您要的主题点一下即可套用。

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新增投影片

第1步 新增投影片做法和Office PowerPoint相同,在左方的空白处点一下「滑鼠右键」,然后选择【新投影片】。

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第2步 可以选择投影片的格式,点一下即可新增投影片。

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第3步 接着就可以开始编辑简报啰!上方有许多工具可以使用,在此就不多做介绍。

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第4步 如果编辑好要播放投影片,点一下画面上的﹝开始播放﹞就可以了!

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第5步 如果使用Chrome或是其他浏览器皆可,将浏览器放大至全萤幕,可以让效果看起来更棒,不会有浏览器的外框,如下图,是不是感觉很专业呢?

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设定文件共同编辑协作

Google文件最大的好处就是可以线上即时协作编辑,一份文件如果可以让很多人同时参与,相信可以让内容更丰富,效率上也会不错,大家可以分页进行。

第1步 开启文件后,点击「仅供我使用」的文字,然后会跳出共用设定对话框,请在新增使用者部份输入您要邀请共同作业的使用者之信箱,选好后点﹝共用﹞就会对他们发出共用邀请函。

受邀请的对象必须也拥有Google帐号,才可以进行编辑,如果没有请按这里申请一个帐号吧!

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第2步 接着您会看到在共用设定部分出现了您新增的使用者,在权限设定上您若有需要也可以直接点一下进行调整,完成后点﹝关闭﹞即可。

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第3步 受邀请的使用者会收到以下信件,点信件内的超连结就可以开启了唷!

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第4步 在进行共同编辑时,右手边的区块会显示其他目前也在编辑的使用者,在文件内的话,如果有两位以上的使用者,也会有提示的游标。

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下载储存档案

当您的档案编辑完成后,想要将档案下载到本机备份或者是说要利用Office再做最后的编辑等等,您只要点击一下左上角的【档案】→【下载格式】,以简报为例提供了三种模式可以下载,不过一般使用者应该都是选择【PowerPoint】(格式为.ppt,97~2003的简报格式)。

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以上就是Google Docs的简易教学,或许会觉得其他部分没介绍到,因为每个都介绍可能就太多了,我想大家看到应该会睡着,以后有机会再介绍啰!另外一个原因就是我妹他们是需要简报的功能,所以我就特别利用简报这部分来进行介绍,其他的绘图功能、试算表、文件等等,很多部分都是大同小异,我想大家应该很快就上手的啦!

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